¿Cómo convocar exitosamente una reunión?

Algunos equipos de trabajo independiente como son los grupos escolares, de tesis, deportes, de intereses temporales, ministerios cristianos, de ayuda y otros similares, presentan dificultad para unificar todos sus miembros en una reunión. Por lo general, uno o dos miembros de los llamados "vitales" poseen una apretada agenda, que le impide participar activamente y esto provoca que el líder en cuestión se vea compelido a posponer hasta nuevo aviso, variar la fecha y maldecir con frecuencia.

Esta situación tiende a provocar resultados desastrosos, improvisación a la hora de la verdad, dejar todo el trabajo a un solo miembro del equipo, desconexión emocional hasta llegar finalmente a la disolución. A todos los que en algún momento nos ha tocado liderar un grupo similar nos ha pasado.

A continuación presento algunas sugerencias que me han funcionado bastante bien y con las cuales he logrado la participación activa y a tiempo de la mayoría de los miembros.

1. Programe con anticipación. Es prudente solicitar el encuentro con por lo menos 15 días por delante como mínimo, en fecha y horario razonable y que no coincida con ningún evento reconocido, para evitar las excusas.
2. No consulte a "todos" los miembros. Es común leer en grupos de trabajo de Whatsapp peticiones de fecha, lo que termina por desatar un tremendo berenjenal pues como es de esperarse todos opinan y tienen sus propias actividades.
3. Imponga. Luego de un análisis inteligente de los horarios apropiados y haberlo conversado personalmente con uno o dos de los miembros más influyentes, establezca usted como líder el día, lugar y hora de la reunión.
4. Promueva. Siempre en términos positivos, destaque la importancia de la misma, lo que se logrará, así como algunas pinceladas de la agenda de ser necesario.
5. Cumpla lo prometido. Empiece y termine a tiempo, omita los "comentarios comerciales", luego del deshielo inicial vaya al punto y cerciórese de que cada miembro sale consciente y comprometido con lo que tiene que hacer. Esto sembrara un precedente y estimulara la participación en futuros encuentros.

Como recomendación final, no se desanime porque falte algún miembro de "gran importancia", trabaje con lo que tiene a mano y luego comunique lo que decidió la mayoría. Trabaje bajo la premisa de que "el que falta no hace falta".

anyelomercedes27@gmail.com